Archivácia mzdovej agendy
Mzdovú agendu a s tým súvisiace doklady je povinný zamestnávateľ uchovávať v nadväznosti na účtovníctvo, pre daňový úrad, pre účely sociálnej a zdravotnej poisťovne a pre účely archivácie a registratúry. Čo tvorí obsah personálnej a mzdovej agendy? Ako dlho treba tieto agendy uchovávať?
Všetky doklady súvisiace so spracovaním mzdy zamestnanca tvoria mzdovú agendu.
Súčasťou mzdovej agendy sú:
1) doklady o zúčtovanej mzde jednotlivých zamestnancov – výplatné lístky, rekapituláciu príjmov a zrážok z miezd,
2) zoznam mzdových zložiek – rôzne tlačové zostavy za zamestnávateľa, jednotlivých zamestnancov, prehľady o čerpaní dovoleniek, dočasnej pracovnej PN, výške odmien, zoznamy poistencov jednotlivých zdravotných poisťovní, prehľady o úhrade miezd na osobné účty zamestnancom, prehľady o vykonaných zrážkach zo mzdy atď.,
3) podklad k spracovaniu Prehľadu o zrazených a odvedených preddavkoch na daň z vyplatených príjmov zo závislej činnosti a o daňovom bonuse za uplynulý kalendárny mesiac,
4) ďalšie doklady, ktoré súviseli s mesačným spracovaním mzdy (dohoda o zrážkach zo mzdy, súhlas so spracovaním osobných údajov),
5) prehľady pre štatistické zisťovanie,
6) hlásenie o vyúčtovaní dane a daňového bonusu za kalendárny rok pre správcu dane.
Pri uchovávaní evidencie je zamestnávateľ povinný postupovať v zmysle zákona č. 395/2002 Z. z. v z. n. p. o archívoch a registratúrach a vyhlášky Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach. Súčasťou registratúr je aj personálna a mzdová agenda. Mzdovú agendu je zamestnávateľ povinný uchovávať do 70 rokov veku zamestnanca.
Mzdovú agendu musí zamestnávateľ uchovávať aj pre daňové účely. Obchodný zákonník v § 35 až § 37 ustanovuje povinnosť účtovníctva podnikateľov. Podnikatelia sú povinní viesť účtovníctvo v rozsahu a spôsobom ustanoveným osobitným predpisom. Personálnu agendu predstavuje osobný spis zamestnanca, ktorý obsahuje najmä pracovnú zmluvu, osobný dotazník, doklady a potvrdenia, ktoré vyžaduje zamestnávateľ, a ostatné doklady týkajúce sa vzniku, priebehu a skončenia pracovného pomeru. Osobné spisy je potrebné uchovávať aj po skončení pracovného pomeru. Je vhodné uchovávať ich po dobu ako ročné mzdové listy zamestnancov.
Mzdovú agendu tvoria písomnosti dokladujúce evidenciu, výpočet, zdaňovanie miezd a realizáciu zákonných a ostatných zrážok zo mzdy. Všetky tieto doklady majú charakter účtovných záznamov (dokladov), preto sa na ne vzťahujú ustanovenia zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p.
Zákon o účtovníctve ustanovuje fyzickej alebo právnickej osobe povinnosť viesť účtovníctvo, ak bude preukazovať na daňové účely svoje výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov. Účtovníctvo podnikateľa zisťuje a zachytáva priebeh jednotlivých hospodárskych činností a ich ekonomické výsledky.
Podnikateľovi ako účtovnej jednotke by malo správne a verne poskytnúť informácie o:
– stave, prírastkoch a úbytkoch majetku,
– príjmoch z podnikateľskej činnosti,
– daňových výdavkoch (mzdy),
– výsledku hospodárenia, zisku alebo strate, ktorý dosiahol subjekt za určité časové obdobie.
Zamestnávateľ, ktorým je FO alebo PO vedie okrem účtovníctva aj mzdovú agendu. Podľa § 7 Postupov účtovania v JÚ musí zamestnávateľ ako účtovná jednotka viesť pomocné knihy záväzkov z pracovnoprávnych vzťahov. Postupy účtovania vymedzujú v predmetnom ustanovení, že zúčtovanie miezd zamestnancov sa vykonáva v mzdových listoch alebo inej evidencii podľa osobitného predpisu (§ 39 zákona o dani z príjmov).
Podkladom na zápisy v mzdových listoch sú písomnosti, z ktorých je zrejmý výpočet:
– mzdy,
– odvodov poistného sociálnej poisťovni a príslušnej zdravotnej poisťovni,
– daňového bonusu a zrážok z miezd vrátane preddavkov na daň z príjmov,
– vyplateného preddavku na mzdu.
Ako podklad pri zaúčtovaní miezd v jednoduchom účtovníctve zamestnávateľa slúžia doklady:
– o rekapitulácii miezd ,
– mesačné výkazy platiteľa poistného (zamestnávateľa) do príslušných zdravotných poisťovní, pričom do každej zdravotnej poisťovne sa posiela výkaz danej poisťovne, nakoľko každá zdravotná poisťovňa má svoje tlačivo výkazu,
– mesačný výkaz platiteľa poistného do sociálnej poisťovne,
– výdavkové pokladničné doklady o vyplatených preddavkoch a vyúčtovaniach miezd,
– výpisy z účtu o výplate preddavkov a vyúčtovania miezd,
– výpisy z účtu o uhradených odvodoch do príslušných zdravotných poisťovní,
– výpisy z účtu o uhradenom odvode do sociálnej poisťovne,
– výpis z účtu o uhradených preddavkoch na daň zo závislej činnosti miestne príslušnému správcovi dane,
– výpis z účtu o ostatných zrážkach.
V súčasnosti je v NR SR predložený návrh novely zákona o účtovníctve. V návrhu zákona sa v záujme rozšírenia funkcionalít registra navrhuje, aby všetky účtovné dokumenty boli ukladané v elektronickej podobe, čo zjednoduší postup pri ich ukladaní, ale aj odstráni chybovosť pri neautomatizovanom spracovaní účtovných dokumentov.
Vzhľadom na stále väčší podiel elektronických účtovných záznamov v účtovníckej praxi sú v zákone v záujme jednoznačnosti doplnené a špecifikované podmienky, ktoré je účtovná jednotka povinná dodržať pri spracovávaní týchto účtovných záznamov. Upresňujú a zjednodušujú sa ustanovenia o listinnej a elektronickej podobe účtovného záznamu. Opätovne sa ustanovujú možné spôsoby transformácie účtovného záznamu pri zmene podoby účtovného záznamu.
Na proces transformácie účtovného záznamu z listinnej podoby do elektronickej podoby je možné použiť okrem zaručenej konverzie aj skenovanie. Umožňuje sa nahradiť vlastnoručný podpis akýmkoľvek elektronickým podpisom, ktorý umožní preukázateľnú identifikáciu osoby. Zákon explicitne uvádza, kedy už nie je potrebné uchovávať listinný účtovný záznam, ak bol transformovaný na elektronický účtovný záznam
V záujme dôslednejšieho zabezpečenia účtovných záznamov počas ich uchovávania, bude účtovná jednotka povinná dodržiavať určený spôsob uchovávania účtovnej dokumentácie, ktorý si sama zvolí napr. v internom predpise. Dopĺňa sa ustanovenie o uchovávaní elektronických účtovných záznamov, ktoré predstavuje elektronické uchovávanie účtovnej dokumentácie uložením týchto záznamov na dátovom nosiči. Akú formu dátového nosiča si účtovná jednotka zvolí, je na jej rozhodnutí. Môže to byť napríklad optický disk, USB kľúč, pamäťová karta, pevné disky, cloudové úložisko a podobne.
Účtovná jednotka bude aj naďalej povinná zabezpečiť v prípade kontroly, aby účtovné záznamy bolo možné sprístupniť z elektronického dátového nosiča do podoby, ktorá je čitateľná ľudským okom.
Globálne fórum OECD pre transparentnosť a výmenu informácií vykonalo hodnotenie SR, z ktorého vyplynula požiadavka spresnenia podmienok uchovávania účtovnej dokumentácie zanikajúcej účtovnej jednotky inou účtovnou jednotkou alebo fyzickou osobou.
Návrhom novely zákona o účtovníctve sa ustanovuje, že zanikajúca účtovná jednotka je povinná informovať daňový úrad o splnení svojej povinnosti tak, aby vedela preukázať napr. zmluvou, ktorá osoba bude zabezpečovať uchovanie jej účtovnej dokumentácie v súlade s ustanovenými požiadavkami, pričom vo všeobecnom podaní uvádza identifikačné údaje takejto inej účtovnej jednotky alebo osoby.
Pri ukončení podnikania z dôvodu úmrtia fyzickej osoby budú mať oznamovaciu povinnosť dedičia. Ak neexistujú dedičia alebo dedičstvo pripadne štátu, má oznamovaciu povinnosť príslušná štátna rozpočtová organizácia. V obidvoch prípadoch je lehota na splnenie oznamovacej povinnosti tri kalendárne mesiace odo dňa nadobudnutia právoplatnosti uznesenia o dedičstve.
Čo je súčasťou mzdovej agendy?
Mzdovú agendu tvoria najmä nasledovné doklady:
– evidencia dochádzky zamestnancov v príslušnom mesiaci,
– registračné listy FO s informáciami o vzniku, prerušení, skončení pracovného pomeru a zmenách v údajoch rozhodujúcich pre jednotlivé druhy sociálneho poistenia zamestnancov,
– oznámenia o poistencoch zdravotných poisťovní, na ktorých sú zaznamenané informácie o vzniku, skončení pracovného pomeru a zmenách v údajoch rozhodujúcich pre evidenciu zdravotného poistenia zamestnancov,
– žiadosti o vyplatenie nemocenských dávok (nemocenského, ošetrovného, materského a vyrovnávacej dávky) k zaznamenaniu doby PN, (po 10. dni PN) po ich potvrdení podpisom a pečiatkou ich mzdová účtovníčka odovzdá Sociálnej poisťovni k zúčtovaniu, pričom a kópiu založí do mzdovej agendy zamestnanca
– potvrdenia o čerpaní dovolenky, voľna s náhradou mzdy pri lekárskom ošetrení zamestnanca alebo rodinného príslušníka, čerpaní ďalšieho voľna s náhradou, prípadne bez náhrady mzdy podľa ZP,
– pri výkone práce nadčas, vo sviatok, počas poobedňajšej a nočnej zmeny záznamy o výkone práce podpísané príslušnými vedúcimi zamestnancami,
– dodatky k pracovným zmluvám, ktoré menia mzdové podmienky a nároky jednotlivých zamestnancov,
– rozhodnutia nadriadeného o odmenách a prémiách – rozhodnutia o vyplatení odmien zo sociálneho fondu,
– rozhodnutia o vyplatení odmien členom štatutárnym orgánom spoločnosti,
– ďalšie
doklady ovplyvňujúce výšku hrubých príjmov zamestnanca.
Pri uchovávaní evidencie je zamestnávateľ povinný postupovať v zmysle zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a vyhlášky Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach. Súčasťou registratúr je aj personálna a mzdová agenda.
Z vyššie uvedeného je zrejmé, že súčasťou mzdovej agendy je výplatná listina, mzdový list, evidenčný list dôchodkového poistenia, povinné výkazy o výške preddavkov na poistné pre jednotlivé zdravotné poisťovne a výške poistného a príspevkov pre Sociálnu poisťovňu, výkazy o zrazených preddavkoch na daň z príjmov fyzickej osoby a hlásenie o vyúčtovaní dane, a rôzne potvrdenia o mzde.
Dôležitou súčasťou mzdovej agendy je výplatná listina, kde sa uvádza výška mzdy.
Mzdu ako výdavok (náklad), ktorý zaplatil zamestnávateľ zamestnancovi je výdavok, ktorý je možné uznať do daňových výdavkov (nákladov) ak spĺňa podmienky uvedené v § 2 písm. i) zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v z. n. p. (ďalej ZDP“), t. j.:
a) výdavok súvisí s dosiahnutím zdaniteľného príjmu zamestnávateľa
Uvedená skutočnosť je splnená v prípade, že zamestnanci vykonávajú práce, resp. činnosti, ktoré zabezpečia zamestnávateľovi príjem, za akým bol zriadený, (založený) podliehajúci zdaneniu podľa ZDP. Ak by zamestnanci pracovali na činnosti alebo službách, ktoré by mali charakter súkromnej činnosti pre zamestnávateľa, potom by vyplatená mzda za túto prácu nebola daňovo uznateľným výdavkom, lebo výdavok nesúvisí so zdaniteľným príjmom zamestnávateľa ako fyzickej alebo právnickej osoby.
b) výdavok je byť preukázateľne vynaložený, t. j. v prípade mzdy to bude doklad o vyplatení mzdy zamestnancovi:
– výdavkový pokladničný doklad, pri prevzatí mzdy v hotovosti , alebo
– výpis z bankového účtu, na ktorom bola mzda odvedená na účet zamestnanca, alebo
– poštová poukážka,
– o úhrade odvodov do
zdravotnej a sociálnej poisťovne.
c) výdavok je zaúčtovaný v účtovníctve zamestnávateľa v súlade s platnými predpismi. Podmienkou zaúčtovania v účtovníctve podnikateľa, je splnenie náležitosti účtovného dokladu, podľa § 10 zákona o účtovníctve a podľa Postupov účtovania.
Uchovávanie mzdovej agendy pre účely správcu dane
Lehotu na zánik práva vyrubiť daň upravuje daňový poriadok. V lehote na zánik práva vyrubiť daň podľa zákona č. 563/2009 Z. z. o správe daní (daňový poriadok) a o zmene a doplnení niektorých zákonov je povinný podnikateľ uchovávať všetky doklady súvisiace so mzdovou agendou pre účely daňovej kontroly.
Podľa § 69 daňového poriadku nemožno vyrubiť daň ani rozdiel dane alebo uplatniť nárok na sumu podľa osobitných predpisov po uplynutí piatich rokov od konca roka, v ktorom vznikla povinnosť podať daňové priznanie (hlásenie) alebo v ktorom bol daňový subjekt povinný daň zaplatiť bez povinnosti podať daňové priznanie (hlásenie), alebo v ktorom daňovému subjektu vznikol nárok na uplatnenie sumy podľa osobitných predpisov.
Ak ide o daňový subjekt, ktorý si uplatňuje odpočítanie daňovej straty, nemožno vyrubiť daň ani rozdiel dane po uplynutí siedmich rokov od konca roka, v ktorom vznikla povinnosť podať daňové priznanie, v ktorom bola táto daňová strata vykázaná.
Ing. Marta Boráková
