Archivácia mzdovej

a personálnej agendy

V každej organizácií sa generujú určité dokumenty v písomnej podobe, resp. na technických nosičoch dát, ktoré sa využívajú v rámci pôsobenia účtovnej jednotky v podnikateľskom prostredí a najmä pri jej samotnom riadení. Tieto dokumenty sú charakteristické svojou dokumentárnou hodnotou a za tým účelom je potrebné zabezpečiť ich ochranu a samozrejme aj ich spracovávanie prostredníctvom určených metód na zachovanie informačnej hodnoty do budúcnosti.

Rôzne písomnosti (najmä účtovná dokumentácia) majú svoj nesporný význam. Môžu byť totiž aj po dlhšom čase potrebné na dokazovanie sporných skutočností. Mzdová agenda je takisto aj po viacerých rokoch nevyhnutná predovšetkým pre dokazovanie nárokov na dôchodkové zabezpečenie zamestnancov.

ORGANIZÁCIU A PÔSOBNOSŤ ORGÁNOV ŠTÁTNEJ SPRÁVY na úseku archívov a registratúr, organizáciu archívov, práva a povinnosti zriaďovateľa archívu, vlastníka archívneho dokumentu, prístup k archívnym dokumentom, ako aj práva a povinnosti pôvodcu registratúry upravuje zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov (ďalej iba „zákon o archívoch“).

Zákon o archívoch priamo neustanovuje všetkým podnikateľským subjektom povinnosť zriadenia archívu.

To však v žiadnom prípade neznamená, že podnikateľské subjekty nie sú povinné venovať náležitú pozornosť starostlivosti o svoje dokumenty. Pre úplnosť treba uviesť, že v platnosti je aj vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov (ďalej len „vykonávacia vyhláška“).

V zmysle § 2 ods. 16 zákona o archívovch je každá právnická osoba alebo fyzická osoba, z činnosti ktorej vzniká registratúra považovaná pre účely spomínaného zákona za tzv. pôvodcu registratúry. Registratúrou sa pritom rozumie súbor všetkých registratúrnych záznamov, t. j. informácií evidovaných pôvodcom registratúry (§ 2 ods. 14 a 15 zákona o archívoch).

POVINNOSTI PÔVODCU REGISTRATÚRY

Registratúrny plán člení registratúru pôvodcu do vecných skupín. Pre takého pôvodcu registratúry, ktorý je orgánom verejnej správy, právnickou osobou zriadenou orgánom verejnej správy, právnickou osobou zriadenou zákonom alebo právnickou osobou, ktorej postavenie upravuje zákon navyše platí povinnosť vypracovania tzv. registratúrneho poriadku. Registratúrny plán je v takomto prípade súčasťou registratúrneho poriadku.

V rámci toho registratúrneho poriadku musia byť upravené nasledovné náležitosti:

•    evidencia, tvorba, ukladanie, ochrana registratúrnych záznamov,

•    prístup k registratúrnym záznamom a ich vyraďovanie,

•    personálne, priestorové a materiálno-technické zabezpečenie správy registratúry,

•    úlohy a opis činností zamestnancov pôvodcu registratúry na jednotlivých úsekoch správy registratúry,

•    používanie pečiatok, zaručeného elektronického podpisu, zaručenej elektronickej pečate a časovej pečiatky.

Podnikatelia v zásade nie sú povinní vypracovať registratúrne poriadky. Ak registratúru tvorí len účtovná dokumentácia, súčasťou ktorej je aj personálna a mzdová agenda, ktorá nie je zdrojom archívnych dokumentov, podnikatelia nie sú povinní vypracovať ani registratúrny plán. Aj napriek tomu, že povinnosť vypracovania registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu nie je ustanovená zákonom, vo väčšine prípadov možno odporučiť, aby podnikatelia mali registratúrny poriadok a registratúrny plán vypracovaný prostredníctvom vnútroorganizačnej smernice. Ak však z činnosti podnikateľských subjektov vznikajú registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou, tieto subjekty sú povinné registratúrny plán vypracovať a predložiť ho na schválenie štátnemu archívu.

Práva a povinnosti pôvodcu registratúry sú predmetom § 16 zákona o archívoch. V zmysle odseku 1 písm. a) tohto ustanovenia je pôvodca registratúry oprávnený požiadať Ministerstvo vnútra SR prostredníctvom štátneho ústredného archívu alebo štátneho archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou o informáciu, odbornú radu a usmernenie. Ďalším oprávnením, ktoré zákon o archívoch pôvodcovi registratúry priznáva je právo zveriť správu registratúry inej osobe.

NA PÔVODCU REGISTRATÚRY, ktorý nie je orgánom verejnej moci, právnickou osobou zriadenou orgánom verejnej moci, právnickou osobou zriadenou zákonom alebo právnickou osobou, ktorej postavenie upravuje zákon resp. pôvodcom registratúry, z ktorého činnosti vznikajú registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou, sa nevzťahujú povinnosti podľa § 16 ods. 2 písm. b), c), e), f), i), k), m) až o) zákona o archívoch.

To znamená, že čo sa týka povinností takéhoto pôvodcu registratúry, v zmysle zákona o archívoch mu vyplývajú len nasledovné povinnosti:

–   evidovať záznamy, ktoré vznikli z jeho činnosti, a došlé záznamy,

–   zabezpečiť trvanlivosť registratúrneho záznamu, pričom ak je registratúrny záznam vyhotovený na papieri, papier musí spĺňať požiadavky technickej normy,

–   umiestniť registratúru v priestoroch, ktoré zaručujú jej zachovanie,

–   umožňovať výkon štátneho odborného dozoru nad správou registratúry,

–   označiť registratúrne záznamy, ku ktorým chce obmedziť prístup, slovami „obmedzený prístup“ a uvedením času trvania obmedzenia,

–   vyhotovovať na základe písomnej žiadosti oprávnenej osoby odpis, výpis, potvrdenie z registratúrneho záznamu a kópiu registratúrneho záznamu za úhradu nákladov a osvedčovať na nich ich zhodu s registratúrnym záznamom (pôvodcom registratúry osvedčený odpis, výpis, potvrdenie a kópia potom nahrádzajú originál registratúrneho záznamu).

ARCHIVAČNÁ POVINNOSŤ PODNIKATEĽOV VERSUS ZÁKON O ÚČTOVNÍCTVE

Pre všetkých podnikateľov, ktorí sú v zmysle zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p. (ďalej iba „zákon o účtovníctve“) účtovnými jednotkami, vyplýva priama povinnosť uchovávať a chrániť, resp. archivovať účtovnú dokumentáciu, a to v zmysle § 35 a § 36 spomínaného právneho predpisu.

V zmysle § 8 ods. 1 zákona o účtovníctve platí, že každá účtovná jednotka je povinná viesť účtovníctvo správne, úplne, preukázateľne, zrozumiteľne a spôsobom zaručujúcim trvalosť účtovných záznamov. Podľa ustanovenia § 8 ods. 6 zákona o účtovníctve sa účtovníctvo účtovnej jednotky vedie spôsobom zaručujúcim trvalosť účtovných záznamov, ak účtovná jednotka je schopná zabezpečiť trvalosť po celú dobu spracovania a úschovy podľa § 31 až § 36 zákona o účtovníctve.

Preukaznosť a správnosť účtovníctva teda vyžaduje, aby účtovná jednotka mala preukázateľné účtovné záznamy, ktorých trvalosť je zabezpečená počas celej doby spracovania a úschovy.

Na základe § 35 ods. 1 zákona o účtovníctve každá účtovná jednotka je povinná zabezpečiť ochranu svojej účtovnej dokumentácie proti strate, odcudzeniu, zničeniu alebo poškodeniu. Účtovná jednotka je rovnako povinná zabezpečiť ochranu použitých technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia pred ich zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi do nich, neoprávneným prístupom k nim, stratou alebo odcudzením. Navyše platí, že účtovná jednotka je povinná pred svojím zánikom alebo pred skončením podnikania alebo inej zárobkovej činnosti zabezpečiť uchovanie účtovných záznamov.

Príklad

Ak sa spoločnosť rozhodne, že ukončí svoju činnosť, čo môže po vymazaní z obchodného registra skartovať? Ak boli vykonané iba čiastkové daňové kontroly – daň z príjmov, DPH, závislá činnosť, kontrola do poistných fondov a pod, je potrebné za účelom možnej skartácie požiadať daňový úrad o vykonanie celkovej kontroly?

Daňové úrady sa pri výkone daňovej kontroly riadia internými predpismi a tak žiadosť spoločnosti o realizáciu daňovej kontroly po prípadnom skončení jej podnikateľskej činnosti by nebola pre ne podstatná. Vychádzajúc z poznatkov z praxe je však možné predpokladať, že prípadné skončenie podnikateľskej činnosti uvedenej spoločnosti bude sprevádzané aj daňovou kontrolou, keďže skončenie podnikateľskej činnosti patrí medzi prvoradé záujmy daňových kontrolórov. Avšak aj v prípade, ak by k daňovej kontrole po prípadnom ukončení podnikania nedošlo, v žiadnom prípade nemožno odporučiť podceniť ustanovenia § 35 a 36 zákona o účtovníctve. Lehoty uvedené v týchto ustanoveniach je potrebné v každom prípade dodržať.

UPOZORNENIE: ZMENA DOBY ARCHIVÁCIE OD 1. JANUÁRA 2018

V uvedenej súvislosti je namieste pripomenúť, že zákon o účtovníctve upravoval do konca roku 2017 rozdielne lehoty pri uchovávaní jednotlivých účtovných záznamov. Počnúc rokom 2018 v dôsledku novely zákona o účtovníctve nastala zmena doby povinnej úschovy pri účtovných záznamoch, ktoré mali dobu archivácie 5 rokov.

Od 1. 1. 2018 sa uchovávajú účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek použitých v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy a účtový rozvrh počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.

Doba archivácie účtovných dokladov, ktoré sú podkladom na zostavenie účtovnej závierky, sa tak zosúladila s dobou archivácie účtovnej závierky. Nová desaťročná lehota uchovávania sa vzťahuje aj na tie záznamy, ktoré sa týkajú spôsobu a formy vedenia účtovníctva (programové vybavenie, nosiče informácií na CD a pod.).

Nutné je tiež poznamenať, že uvedená povinnosť sa netýka len nových dokladov po 1. januári 2018. V zmysle príslušných prechodných ustanovení novely zákona o účtovníctve povinnosť archivovať účtovné doklady 10 rokov platí pre všetky doklady, pri ktorých pôvodná päťročná doba uchovávania ešte neuplynula.

ARCHIVÁCIA PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY

Personálnu agendu predstavuje osobný spis zamestnanca, ktorý obsahuje najmä pracovnú zmluvu, osobný dotazník, doklady a potvrdenia, ktoré vyžaduje zamestnávateľ a ostatné doklady týkajúce sa vzniku, priebehu a skončenia pracovného pomeru. Osobné spisy je potrebné uchovávať aj po skončení pracovného pomeru.  Mzdovú agendu tvoria písomnosti dokladujúce evidenciu, výpočet, zdaňovanie miezd a realizáciu zákonných a ostatných zrážok zo mzdy. Predovšetkým ide o: 

–   mzdové listy, výplatné listiny a rekapitulácie miezd za príslušný mesiac (§ 39 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v z. n. p.),

–   evidenčné listy dôchodkového poistenia,

–   povinné mesačné výkazy o výške preddavkov na poistné pre jednotlivé zdravotné poisťovne vrátane príloh za jednotlivé kalendárne mesiace a v členení podľa jednotlivých zamestnancov,

–   ročné zúčtovanie zdravotného poistenia pre jednotlivé zdravotné poisťovne,

–   povinné mesačné výkazy poistného a príspevkov pre Sociálnu poisťovňu za jednotlivé kalendárne mesiace vrátane príloh v členení na jednotlivých zamestnancov a na nemocenské poistenie, starobné poistenie a dôchodkové sporenie, invalidné, úrazové, garančné poistenie, poistenie v nezamestnanosti a rezervný fond solidarity, 

–   rozpis príspevkov na doplnkové dôchodkové sporenie pre jednotlivé doplnkové dôchodkové spoločnosti v zmysle zamestnávateľskej zmluvy s doplnkovou dôchodkovou spoločnosťou, 

–   prehľady o zrazených a odvedených preddavkoch na daň z príjmov zo závislej činnosti za kalendárny štvrťrok a hlásenie o vyúčtovaní dane a úhrne príjmov zo závislej činnosti za zdaňovacie obdobie s uvedením osôb, ktorým bol príjem poskytnutý,

–   rôzne kópie potvrdení o hrubej, resp. čistej mzde, o súhrnných údajoch uvedených v mzdovom liste, dokladoch o ročnom zúčtovaní a vysporiadaní nedoplatku, resp. preplatku a pod., 

–   ostatné podklady ku mzdám, ktoré sú potrebné pre výpočet miezd, ako napr. evidencia dochádzky, dovoleniek, nadčasovej práce, zrážky zo mzdy a pod.. 

Lehotu úschovy dokladov potrebných na správne určenie vymeriavacieho základu a výšky preddavkov na poistné a poistné na zdravotné poistenie a poistné na nemocenské, dôchodkové poistenie a poistenie v nezamestnanosti je možné odvodiť od práva predpísať alebo vymáhať poistné, ktoré je v jednotlivých zákonoch stanovené nasledovne:

Zákon o účtovníctve, na ktorý sa odvoláva ustanovenie § 39 ods. 8 zákona o dani z príjmov v rámci § 36 ods. 2 zákona o účtovníctve ustanovuje, že účtovná jednotka môže ako účtovné záznamy použiť aj mzdové listy, daňové doklady alebo inú dokumentáciu vyplývajúcu z osobitných predpisov. Takto použitá dokumentácia musí spĺňať požiadavky kladené týmto zákonom na účtovné záznamy. Túto dokumentáciu uchováva účtovná jednotka počas doby ustanovenej v § 35 ods. 3 zákona o účtovníctve podľa toho, akú funkciu plní pri vedení účtovníctva.

Ak teda majú spomínané doklady charakter účtovných dokladov, vzťahujú sa na ne ustanovenia § 35 a § 36 zákona o účtovníctve o uchovávaní a ochrane účtovnej dokumentácie, t. j.:

–   stanovenie doby úschovy tak, aby neboli porušené ustanovenia zákona o účtovníctve,

–   povinnosť zabezpečiť ochranu tejto dokumentácie proti strate, zničeniu alebo poškodeniu,

–   pri nakladaní s dokumentáciou uplatňovať všeobecné predpisy o archívnictve,

–   pred skončením podnikateľskej činnosti zabezpečiť uchovanie tejto dokumentácie.

V rámci dokumentov, ktoré tvoria personálnu a mzdovú agendu je však nevyhnutné rešpektovať aj ustanovenia ostatných právnych predpisov.

To znamená, že povinnú dobu úschovy týchto dokumentov je potrebné určiť v rámci registratúrneho plánu, pričom dĺžka doby úschovy by mala rešpektovať skutočnosť, že ide o dokumenty preukazujúce nároky zamestnancov vyplývajúce napr. zo zákona o sociálnom poistení uplatňované častokrát až po uplynutí niekedy aj desiatok rokov.

Záver – Je teda zrejmé, že aj podnikateľským subjektom, ktoré v zmysle zákona o archívoch nie sú povinné vypracúvať registratúrne poriadky a registratúrne plány, vzniká povinnosť viesť registratúru a personálnu a mzdovú dokumentáciu a spolu s ostatnou dokumentáciou uchovávať a zabezpečiť jej ochranu v zmysle uvedených predpisov.

Ing. Ján Mintál

K problematike Aktuálne sme publikovali:

• Zákon o dani z príjmov (zák. č. 595/2003 Z. z.)
- Zákony IA/2018

• Zákon o účtovníctve (zák. č. 431/2002 Z. z.)
- Zákony IB/2018

• Zákonník práce (zák. č.311/2001 Z. z.)
- Zákony IIIA/2018

• Zákonník práce s komentárom
– odborná monotematická publikácia

• Archivácia účtovných a mzdových dokladov
– DUO 3-4/2018

• Pracovný posudok – PaM 2/2018

• Daňové a mzdové zákony 2018
– odborná monotematická publikácia

• Platnosť pracovného poriadku pri výkone práva
– PaM 1/2018

• Sociálne poistenie – DUO 3-4/2018