Ako správne delegovať

Mgr. Monika Rolková

Jednou z kompetencií, ktorá rozhoduje o efektivite každého manažéra, je jeho schopnosť efektívne delegovať úlohy na svojich podriadených, teda preniesť na nich zodpovednosť za vykonanie úloh a zároveň potrebné právomoci.

SPRÁVNE DELEGOVANIE ÚLOH uvoľňuje manažérom ruky na vykonávanie iných dôležitých úloh, ktoré môžu vykonávať len oni sami a zároveň rozvíja zamestnancov, zvyšuje ich zodpovednosť za dokončenie úlohy a tiež ich motivuje.

Manažér pri delegovaní musí zaistiť, aby zamestnanci mali k dispozícii potrebné podmienky a zdroje na to, aby mohli zadané úlohy plniť. Potom počas procesu už nemusí zasahovať do vykonávania úlohy s výnimkou situácií, kedy zamestnanec svoju úlohu neplní, alebo ju plní zle. Mnoho manažérov sa nevie vzdať zodpovednosti a chcú vedieť o každom detaile, ktorý sa deje v práci ich podriadených, neustále ich kontrolujú, usmerňujú, zasahujú do ich činnosti, čím zamestnanci strácajú zodpovednosť za svoj výkon, pretože vedia, že manažér im je neustále v pätách a je pripravený urobiť úlohu za nich, keby nastal akýkoľvek problém. Manažéri tým brzdia ich rozvoj, domotivujú ich a nedosahujú ani najlepšie výsledky, pretože venujú značnú časť času činnostiam za ktoré má byť zodpovedný niekto iný, takže im nezostáva čas na vlastnú prácu.

Delegovanie predpokladá dôveru – zamestnanec vie, aké je zadanie, má k dispozícii potrebné zdroje, respektíve vie, kde ich dokáže získať, má dôveru manažéra, že úlohu zvládne, aj keď vždy má otvorené dvere, ak bude potrebovať poradiť počas vykonávania úlohy.

POSTUP DELEGOVANIA – pre správne delegovanie je potrebné dodržiavať nasledujúce pravidlá:

-    Úloha musí byť jasne zadaná. Zamestnanec musí vedieť, aký má byť výstup a dokedy má byť doručený.

-    Manažér by mal podriadenému vysvetliť širší kontext úlohy. Prečo je treba ju urobiť, aký má význam pre celkový výsledok tímu alebo firmy a aké prípadné komplikácie môžu počas jej vykonávania nastať.

-    Stanovenie hodnotiacich kritérií. Zamestnanec by mal vedieť ako a na základe čoho bude hodnotená úspešnosť splnenia úlohy.

-    Odovzdanie potrebných právomocí. Zamestnancovi sú odovzdané potrebné právomoci pre vykonanie úlohy a sú mu poskytnuté adekvátne zdroje (finančné zdroje, rady, tréning, ľudské zdroje a pod.).

-    Overenie porozumenia a motivácie. Manažér by sa mal uistiť, že zamestnanec pochopil zadanie a je motivovaný k splneniu úlohy.

ČO JE VHODNÉ DELEGOVAŤ – samozrejme, že delegovať sa dá akákoľvek úloha. Pri efektívnom delegovaní ale manažér zvykne niektoré úlohy delegovať vždy a iné si necháva pre seba, pretože spadajú do náplne manažérskej funkcie a ich delegovanie by nebolo vhodné.

Pri delegovaní je treba posúdiť schopnosti zamestnancov a odovzdať im adekvátne úlohy, prípadne mierne náročnejšie, ak manažér posúdi, že majú na to, aby ich zvládli a chce ich rozvíjať.

Manažér by mal delegovať vždy:

-    zhromažďovanie informácií – zber potrebných informácií môže pre manažéra vykonávať efektívne iný zamestnanec a uvoľniť mu tým priestor pre ich analýzu a navrhovanie rôznych potrebných riešení.

-    opakované úlohy – manažérsky čas je príliš vzácny na opakované písanie rutinných správ či porovnávanie výdavkov s rozpočtom. Po zaškolení to zvládne niektorý z podriadených.

-    detailná práca – vyhľadávanie chýb v dokumentoch, overovanie údajov, to všetko sú činnosti, ktoré manažérovi zaberajú neprimerane vysoký podiel času a mal by sa nimi zaoberať čo najmenej.

-    zastupovanie – manažér nemôže byť všade a je vhodné, keď dokáže efektívne využiť svojich poverených zamestnancov, aby za neho išli na menej dôležité schôdzky či konferenčné hovory a zhrnuli mu následne len ich hlavné závery.

-    rozvojové úlohy – manažér by mal trénovať a pripravovať zamestnancov s potenciálom na ich budúce funkcie a rozvíjať ich tým, že im prideľuje náročnejšie úlohy, ktoré budú musieť pravidelne vykonávať v budúcnosti.

ČO NEDELEGOVAŤ – Niektoré činnosti by mali ostať v rukách manažéra, pretože patria k hlavným úlohám jeho funkcie:

-    dlhodobé ciele – pre formovanie dlhodobej vízie spoločnosti a jej cieľov môže manažér využiť rady a názory zamestnancov, ale finálna podoba musí byť v jeho rukách,

-    kontrola a hodnotenie výkonnosti zamestnancov, riadenie pracovnej disciplíny – posudzovať výsledky práce podriadených alebo viesť disciplinárne pohovory by mal vždy manažér a neodovzdávať túto činnosť niekomu inému kvôli nedostatku času,

-    dôverné a politicky citlivé úlohy – pri niektorých úlohách sa zaobchádza s dôvernými informáciami, napríklad o platoch alebo nových obchodných zámeroch firmy. Tieto by sa bez vážnych dôvodov nemali dostať z rúk manažéra pri vykonávaní úloh, rovnako ako úlohy, ktoré mu odovzdal jeho nadriadený s pokynom, že chce, aby ich vykonal manažér osobne.

BARIÉRY V DELEGOVANÍ – Manažéri často delegujú úlohy neefektívne, prípadne takmer vôbec, pretože nevedia ako to správne urobiť, nemajú na efektívne delegovanie čas alebo sa boja straty svojej pozície. Príčinou môžu byť ich mylné názory ako:

-    Na zamestnancov sa nedá spoľahnúť.

-    Delegovaním stratí manažér kontrolu nad pracovnou úlohou a jej výsledkom.

-    Manažér je jediný, kto má všetky informácie a je pre neho zdĺhavé ich zamestnancovi odovzdávať.

-    Manažér vie úlohu vykonať rýchlejšie.

-    Delegovanie zníži jeho právomoci a autoritu.

DELEGOVANIE SMEROM NAHOR – Delegovanie znamená odovzdanie úlohy zamestnancovi v súlade s jeho schopnosťami spoločne s právomocami potrebnými pre dokončenie úlohy. Často však dochádza k tomu, že zamestnanci vracajú úlohu manažérovi dokončenú len čiastočne, neurobia potrebné rozhodnutia a spoliehajú sa, že nadriadený za nich rozhodne, úlohu skontroluje a prípadne aj dokončí. Ak manažér takéto správanie toleruje, dochádza k tomu, že zamestnanci si na to zvyknú a preto pracovne nerastú a nepreberajú zodpovednosť, navyše manažér vykonáva prácu za niekoho iného. Jediným riešením je vrátiť im úlohu naspäť a prinútiť ich, aby sa zamysleli, ako pokračovať, čo navrhujú ďalej a aké riešenia už vyskúšali. Ak manažéra žiadajú o rozhodnutie, mal by sa ich spýtať, aké rozhodnutie by považovali oni za najvhodnejšie a ak neurobia nejaké zásadné chyby, nechať ich v úlohe pokračovať a nedokončovať ju za nich.

SPLNOMOCŇOVANIE ZAMESTNANCOV – V súčasnosti je naozaj málo, ak si zamestnanec len plní povinnosti, firmy potrebujú ľudí, ktorí si berú na seba zodpovednosť. Stále viac sú potrební ľudia, ktorí sú schopní vytvoriť sami sebe zadanie a zohnať si informácie potrebné k svojej práci. Majú ciele, poznajú a zdieľajú hodnotu a víziu firmy a konkrétne úlohy si už môžu vytýčiť sami. Aby bola firma schopná presne a rýchlo reagovať na to, čo sa deje na trhu, potrebuje znížiť ťažisko rozhodovania. V minulých rokoch skôr ľudia prijímali zadanie a v tom najlepšom prípade ho boli schopní bez chyby a rýchlo splniť. Teraz v neprehľadnom dynamickom prostredí, ktoré vyžaduje rýchlu odpoveď nie je možné, aby sa informácie predierali celou hierarchiou až na samý vrchol a odtiaľ vo forme zadania zase naspäť dolu k ľuďom. Rozhodnutie musí vznikať čo najbližšie k situácii, problému. To vedie k iným nárokom na ľudí.

Podmienky fungujúceho splnomocňovania:

•    jasne definovaná zodpovednosť za výsledky

•    neustály prístup k aktuálnym výsledkom (permanentná spätná väzba)

•    rozhodovacia právomoc pri kľúčových premenných ovplyvňujúcich výkonnosť

•    jasne definované spojenie medzi výsledkami, odmenami a uznaním.

Prečo splnomocňovanie zlyháva:

•    neochota stratiť moc nad procesom

•    prostredie nedôvery a strachu

•    „chcel si to, tak si poraď sám“

•    organizačné bariéry (byrokracia, hierarchia a pod.)

•    pocit zneužívania u zamestnancov.

ZÁVER – Ak podriadení zvyknú chodiť s každou drobnosťou za manažérom a nechávať na neho všetky rozhodnutia, je to obvykle preto, že ich to tak naučil alebo nemajú potrebné právomoci, aby úlohu dokončili. Je preto dôležité, aby sa manažér zamyslel, ako môže čo najviac operatívnej agendy efektívne odovzdať svojmu tímu a získať tak pre seba čas na svoje strategické úlohy.