Adaptácia zamestnancov
Obsadeniu pracovných miest v organizácii predchádzajú procesy získavania, výberu a prijímania zamestnancov, do ktorých sa investuje značné úsilie a čas. V podnikovej praxi sa často očakáva, že ak bolo pracovné miesto obsadené správnou osobou, tá všetko zvládne sama, bude podávať požadovaný pracovný výkon a bude k organizácii lojálna. Zamestnanec sa však na novom pracovnom mieste potrebuje najprv oboznámiť s pracovnými úlohami, pracovnými podmienkami i pracovným a sociálnym prostredím.
Adaptácia zamestnancov je dôkladne premyslený krok a pre každý druh pracovných miest, každé pracovisko a organizáciu špecifický program adaptačných i vzdelávacích aktivít, ktoré majú uľahčiť a urýchliť proces oboznamovania sa nových zamestnancov (prípadne zamestnancov, ktorí menia pracovnú pozíciu v rámci organizácie) so svojimi novými pracovnými úlohami, pracovnými podmienkami, pracovným, sociálnym a kultúrnym prostredím, ale aj s potrebnými znalosťami a spôsobilosťami tak, aby ich pracovný výkon čo najskôr dosiahol požadovanú úroveň.
Adaptácia zamestnancov zahŕňa:
a) celopodnikovú adaptáciu, ktorá je zameraná na sprostredkovanie informácií všeobecného charakteru a je spoločná pre všetkých zamestnancov podniku, spravidla bez ohľadu na charakter a obsah ich práce,
b) útvarovú adaptáciu (prípadne skupinovú adaptáciu), ktorá sa týka organizačnej jednotky, resp. pracovnej skupiny a jej úlohou je poskytnutie detailných a špecifických informácií pre danú organizačnú jednotku resp. pracovnú skupinu,
c) adaptáciu na konkrétne pracovné miesto, ktorá je obsahovo diferencovaná podľa charakteru a obsahu práce na konkrétnu pracovnú pozíciu.
Základnými zložkami adaptácie zamestnanca sú:
a) pracovná adaptácia – jej obsah závisí od konkrétnych podmienok pracovného miesta, na ktoré bol zamestnanec prijatý, od jeho pripravenosti na prácu. Vo všeobecnosti zahŕňa odbornú integráciu, tzn. zácvik odborných a technických zručností, oboznámenie sa s pracovnými úlohami, ktoré sa majú vykonávať na pracovnom mieste, ale aj prispôsobenie sa organizácii, organizačnej kultúre, filozofii a stotožnenie sa s cieľmi organizácie. V pracovnej adaptácii ide vlastne o vstupné vzdelávanie zamestnancov, ktoré formuje pracovné schopnosti zamestnanca podľa spracovaného opisu a špecifikácie pracovného miesta,
b) sociálna adaptácia – smeruje k začleneniu sa zamestnanca do kolektívu, vybudovanie sociálneho statusu a vytvorenie dobrých medziľudských vzťahov. Výsledky mnohých výskumov ukazujú, že problém sociálnej adaptácie býva zložitejší ako pracovná adaptácia.
Adaptácia v sebe zahŕňa nasledovné súbežné deje:
• prispôsobenie sa nového zamestnanca podmienkam pracovného prostredia, pracovného procesu a začlenenie sa do pracovnej skupiny,
• prispôsobenie sa pracovným činnostiam, prostrediu, svojim potrebám, záujmom, možnostiam a predstavám a schopnosť aktívne meniť a prispôsobovať sa daným medziľudským vzťahom a sociálnej klíme v pracovnej skupine.
Dôvody pre adaptáciu zamestnanca
Z pohľadu nových zamestnancov sa považuje nástup do nového zamestnania za jednu z najviac stresujúcich skúseností v živote človeka. Vyplýva to z veľkej neistoty, ktorá prináša nové nepoznané. Túto neistotu je žiaduce čo najviac eliminovať, a tak zabezpečiť, aby sa nový zamestnanec čo najrýchlejšie motivovane a angažovane podieľal na podnikovom dianí.
Z podnikateľskej perspektívy ako dôvody pre cielenú adaptáciu radíme:
– náklady prijatia do zamestnania. Tieto náklady vznikajú predovšetkým získavaním uchádzačov o zamestnanie, prijímacími pohovormi a časom zapracovania a dosahujú orientačne 50 až 200 % ročného platu v závislosti od stupňa kvalifikácie. Preto je tu zo strany organizácie snaha dosiahnuť rýchle zapracovanie nových zamestnancov a dlhodobé väzby osvedčených zamestnancov s organizáciou,
– náklady na fluktuáciu. S rýchlym striedaním zamestnancov na pracovnom mieste súvisia náklady na nové obsadenie pracovného miesta, náklady na zaškolenie, náklady súvisiace s dočasným pokrytím práce na neobsadenom mieste, náklady na zvýšené kontrolovanie nového zamestnanca a nápravu chýb i náklady na rozdiel medzi hodnotou zamestnanca pre organizáciu a náklady na zamestnanca v podobe mzdy a zamestnaneckých výhod. Náklady na fluktuáciu môžu byť vysoké, v prípade odborného kvalifikovaného zamestnanca sa odhadujú až do výšky 75 % ročného zárobku, v prípade pomocných pracovníkov môžu dosiahnuť až 50 % zárobku. Pochopiteľnou snahou je obmedzovať tieto náklady na minimum. Pravdepodobnosť, že noví zamestnanci organizáciu hneď opustia, je najvyššia už počas prvých mesiacov a k tomuto rozhodnutiu môže dokonca prispieť už prvý deň v práci,
– použiteľnosť. Počas cielenej adaptácie sú noví zamestnanci sledovaní a tak možno u nich prípadné nedostatky v kvalifikácii rozpoznať skôr, ako vzniknú náklady z dôvodu nekompetentnosti alebo sa u nich prejavia chyby. Ďalšou výhodou adaptácie je fakt, že noví zamestnanci sú cenní pozorovatelia a neutrálni poradcovia. Môžu reagovať na organizačné postupy a pozastavovať sa nad samozrejmosťami, čím sa môžu odkryť hlavne slabé miesta v organizačných záležitostiach a podnietiť preskupenie neefektívnych rutinných aktivít.
Výsledkami efektívnej adaptácie by mali byť:
• čo najrýchlejšie zaradenie nového zamestnanca na pracovné miesto a jeho začlenenie v organizácii,
• nízka fluktuácia novoprijatých zamestnancov a v súvislosti s tým zníženie nákladov na získavanie zamestnancov a vstupné vzdelávanie,
• silnejšia identifikácia s kultúrou organizácie, stotožnenie sa s jej cieľmi a lojalita k organizácii,
• rýchle osvojenie špecifických pracovných zručností,
• jasné vymedzenie pracovnej pozície, výkonových noriem a očakávaní pracovného správania, s čím súvisí aj eliminácia konfliktov, ktoré vznikajú pri nejednoznačnom rozdelení zodpovedností, kompetencií a právomocí,
• rýchlejšie dosahovanie stanovených cieľov jednotlivca i celku,
• vyššia produktivita práce,
• motivovaní zamestnanci pre prácu v prospech svojej organizácie a pre svoj osobnostný rozvoj,
• efektívnejšia práca v tíme, dobré interpersonálne a pracovné vzťahy,
• využitie talentu a inovatívnych nápadov nových zamestnancov.
Adaptačný proces pozostáva z týchto základných fáz:
1. Anticipačná socializácia a rozhodnutie pre pracovné miesto
Uchádzači o zamestnanie prichádzajú s organizáciou prvýkrát do kontaktu v priebehu získavania a výberu zamestnancov. Z pohľadu uchádzačov o pracovné miesto táto fáza závisí od predchádzajúcich skúseností, ktoré vyjadrujú hodnotové postoje (napr. akú hodnotu má vzdelanie pre pracovné miesto, aký význam má výkon povolania v živote – „pracujem, aby som žil“ alebo „žijem, aby som pracoval“), a od očakávaní vzhľadom na nové pracovné úlohy a požadované správanie. Na druhej strane má v tejto úvodnej fáze dôjsť k rozhodnutiu o prijatí pracovného miesta. Počas rozhodovania je uchádzač odkázaný na informácie o budúcom pracovnom mieste, možnostiach postupu a pod. Na báze rôznych informácií, očakávaní od organizácie, ale aj povesti organizácie uchádzač zvažuje výhody a nevýhody a rozhoduje sa na základe neistoty.
2. Nástup do organizácie a konfrontácia očakávaní s realitou
Prvý deň, prípadne prvé dni na novom pracovnom mieste sú poznamenané veľkou neistotou a môžu priniesť rôzne milé, ale aj nemilé prekvapenia spojené s emocionálnou záťažou. Tieto prekvapenia vznikajú z:
– málo realistických informácií pri získavaní zamestnancov,
– vedomých a nevedomých očakávaní od svojej vlastnej osoby,
– neočakávaných pracovných podmienok a vlastnej emocionálnej reakcie na ne,
– nesúladu osobných a podnikových cieľov,
– kultúrneho šoku.
Pred nástupom do zamestnania dochádza tak zo strany organizácie, ako aj zo strany uchádzača o zamestnanie k viac či menej pozitívnemu skresľovaniu informácií. Ak sa však po nástupe objaví mnoho prekvapení, dochádza ku sklamaniu z reality. To neplatí len pre začiatočníkov, ale môže sa to stať aj skúseným zamestnancom vtedy, keď sa nové pracovisko od starého príliš odlišuje. Masívne sklamanie v konfrontačnej fáze môže viesť k odchodu z organizácie alebo postupnému dištancovaniu od diania v organizácii. V praxi boli preukázané najčastejšie sklamania u absolventom vysokých škôl vyplývajúce z malej účasti na dôležitých rozhodnutiach nadriadených, z chýbajúcich firemných programov pre kariérny postup a nedostatočného zapojenia vlastného myslenia pri práci z dôvodu malej zodpovednosti. Zvládnuť konfrontačnú fázu pomôže realistická informačná politika už pred nástupom do zamestnania, poskytovanie obsažnejších vstupných informácií o organizácii, produktoch, službách, úlohách, organizačných postupoch či hodnotách organizácie.
3. Odborná a sociálna integrácia – zapracovanie a začlenenie
Táto fáza predstavuje obdobie rozvoja individuálnych stratégií na zvládnutie problémov adaptácie. Zamestnanec si na novom mieste musí vytvoriť spôsob na plnenie pracovných úloh a vzťahy s kolegami a konkurentmi, aby dosiahol na novom pracovnom mieste uznanie. Pritom je potrebné:
– dobre sa oboznámiť s pracovnými úlohami, a to nielen s odborným obsahom, ale aj s prislúchajúcou zodpovednosťou a vymedzením kompetencií. Toto oboznámenie je tým náročnejšie, čím je väčší priestor na individuálnu aktivitu, resp. čím menej orientácie poskytujú formálne štruktúry,
– produkovať výsledky,
– rozumieť normám a hodnotám organizácie, aby sa zamestnanec dostatočne prispôsobil organizačnej kultúre a mohol efektívne konať.
4. Plné členstvo v organizácii
Nový zamestnanec sa stane plnohodnotným členom firmy, keď vznikne istý druh psychologickej „zmluvy“ medzi ním a organizáciou a ochota k nasadeniu pre plnenie cieľov organizácie. Nový zamestnanec už potom chápe firmu ako „svoju“. Rovnako nadriadený pozerá zo svojho pohľadu na nového zamestnanca ako na „svojho spolupracovníka“. Identifikáciou zamestnanca s cieľmi organizácie sa dosiahne angažované správanie zamestnanca pre firmu a súčasne sa znižuje potreba kontroly a s ňou spojených nákladov.
Úloha osôb zodpovedných za adaptáciu
Adaptácia zamestnancov prebieha formálne ako plánovaný proces zabezpečovaný útvarom ľudských zdrojov a bezprostredným podriadeným, ale aj neformálne ako spontánny proces zabezpečovaný spolupracovníkmi. Jej výsledkom má byť praktické oboznámenie sa s pracoviskom organizačnej jednotky, na ktorú je zamestnanec funkčne zaradený, s personálnym obsadením pracoviska a najmä s hlavnými pracovnými činnosťami. Za najdôležitejší faktor úspešného priebehu adaptácie sa považuje individuálna podpora novému zamestnancovi zo strany osôb zodpovedných za adaptáciu, predovšetkým priameho nadriadeného a pracovnej skupiny, ale aj pracovníkov útvaru riadenia ľudských zdrojov a prípadne zamestnanca povereného vedením adaptácie zamestnanca (kouča).
Úloha útvaru ľudských zdrojov
Pracovníci útvaru ľudských zdrojov zaisťujú v procese adaptácie koncepčnú činnosť. Podieľajú sa hlavne na počiatočnej fáze adaptácie. Pripravujú obsah a časový plán adaptácie pre jednotlivé kategórie pracovných miest. Vhodné preto je, aby do prípravy adaptačných programov angažovali aj spolupracovníkov priamo zainteresovaných na adaptácii nových zamestnancov, čím sa v programoch zohľadnia potreby osôb, ktoré budú adaptáciu realizovať.
Pracovníci útvaru ľudských zdrojov zvyčajne zabezpečujú aj celopodnikovú adaptáciu, vytvárajú súbory písomných materiálov s informáciami pre nových zamestnancov, koordinujú a metodicky riadia adaptáciu a zaškoľujú vedúcich zamestnancov všetkých úrovní, aby zvládli riadenie adaptácie nových zamestnancov na svojich pracoviskách.
Po skončení adaptácie sa pracovníci ľudských zdrojov zúčastňujú spolu s nadriadenými, resp. koučmi na hodnotení adaptačného procesu sledovaných zamestnancov. Získavajú spätnú väzbu a skúsenosti využívajú pri zlepšovaní programov adaptácie zamestnancov.
Úloha priameho nadriadeného
Hlavnú zodpovednosť za adaptáciu zamestnanca má bezprostredný nadriadený. Jeho úlohou je zabezpečiť zapracovanie zamestnanca tak, aby rýchlo získal schopnosť vykonávať svoju prácu samostatne.
Pred nástupom na pracovné miesto majú zamestnanec a nadriadený za sebou prvé kontakty a prvé informácie. Nadriadený by mal o nástupe nového zamestnanca dopredu informovať členov pracovnej skupiny. V deň nástupu zamestnanca na pracovisko nadriadený zamestnanca privíta a predstaví členom pracovnej skupiny.
Jeho úlohou je tiež oboznámiť zamestnanca s pracoviskom, pracovnými prostriedkami a dokumentmi a presvedčiť sa, či bol zamestnanec poučený o bezpečnostných opatreniach, o začiatku pracovného času, odmeňovaní a pod. Na začiatku adaptácie je vhodný aj vstupný rozhovor so zamestnancom, počas ktorého ho oboznámi s ďalšími krokmi a posilní presvedčenie, že zamestnanec zvládne úlohy na svojej pozícii. V nástupnej fáze je úlohou nadriadeného zvoliť optimálne zadanie pracovných úloh, tzn. ani príliš náročné, ani príliš nenáročné, pretože v obidvoch prípadoch by mohlo dôjsť k negatívnym príznakom (napr. stres, zaťaženie, pocit podcenenia a pod.), ktoré by mohli dlhodobo viesť k poklesu úrovne výkonov.
Úlohou nadriadeného je aj priebežné posudzovanie plnenia úloh (napr. raz za týždeň) a kontinuálna spätná väzba o ich plnení, aby sa posúdilo, či organizácia vybrala správneho človeka na správne miesto a aby zamestnanec získal istotu v plnení pracovných úloh. Ak má nadriadený záujem o kreatívne myšlienky nových zamestnancov a o reflexiu pracovných postupov, bude jeho dôležitou úlohou vytvoriť otvorený a rovnocenný komunikačný vzťah. Nadriadený by mal okrem pracovnej adaptácie zamestnancovi pomôcť aj so spoločenskou orientáciou.
Po skončení adaptácie je vhodné, aby nadriadený uskutočnil hodnotenie adaptácie zamestnanca a rozhodol o ďalšom postupe, o uplatnení zamestnanca a v spolupráci s útvarom ľudských zdrojov naplánoval ďalší rozvoj jeho kariéry.
Úloha kouča
Priamy nadriadený môže poveriť nejakého skúseného pracovníka adaptáciou nového zamestnanca. Tento pracovník sa tak stáva medzičlánkom medzi priamym nadriadeným a novým zamestnancom. Zvyčajne ide o koučovanie, tzn. osobné vedenie, odovzdanie rád a skúseností, ktoré poskytuje skúsený odborník (kouč) niekomu, kto začína pracovať v novom odbore. Kouč zaškoľuje zamestnanca na výkon práce, orientuje ho v sociálnych vzťahoch, pomáha mu pri spracovaní individuálneho plánu adaptácie, priebežne sleduje výsledky činnosti zamestnanca a jeho integráciu do pracovnej skupiny, poskytuje spätnú väzbu o úspešnosti adaptácie, kontroluje plán adaptácie a jeho realizáciu a pripravuje podklady na záverečné hodnotenie adaptácie.
Koučovanie má v procese adaptácie tri základné funkcie:
1. kouč môže byť pre zamestnanca vzorom – nový zamestnanec sleduje a čiastočne preberá postoje, vzťahy k hodnoteným a spôsoby správania kouča,
2. poskytovanie psychickej a sociálnej podpory – kouč môže nového zamestnanca akceptovať, oceniť ho, poradiť mu pri riešení problémov. Vzťahy medzi koučom a zamestnancom niekedy pretrvávajú aj po adaptačnej fáze a nadobúdajú pevné priateľské rysy,
3. pomoc v kariére – kouč môže pomôcť v kariérnom raste nového zamestnanca podnetnými úlohami, zviditeľňovaním do organizačnej mikro politiky, podporiť zamestnanca pri povýšení a prevedení na iné pracovné miesto a pod. Podľa empirických skúseností zamestnanci, ktorým sa kouč venuje, prežívajú vo svojich nových rolách menší stres a menej konfliktov. Títo zamestnanci sú spokojnejší a rýchlejšie napredujú. Problémom pri koučovaní môžu byť nejasnosti v rozdelení úloh medzi priamym nadriadeným a koučom.
Úloha kolegov – pracovnej skupiny, pracovného tímu
Zblíženie nového zamestnanca s členmi pracovnej skupiny sa deje vo vzájomnom procese prispôsobenia nového zamestnanca skupine (asimilácia) a pracovnej skupiny novému zamestnancovi (akomodácia).
Spolupracovníci môžu uspokojovať potreby sociálneho uznania a kontaktov nového zamestnanca. Čím pevnejšia je súdržnosť pracovnej skupiny a čím uzavretejšie vystupuje skupiny navonok, tým je dôležitejšie, aby sa aspoň vplyvní členovia pracovnej skupiny stretli s novým zamestnancom už vo výberovom procese. Tým sa na jednej strane predíde konfliktom na základe vzájomnej antipatie a na druhej strane sa tak položí základ pre úspešný vzťah medzi budúcimi pracovníkmi a kolegami.
S nástupom nového zamestnanca sa menia aj mocenské pozície a roly v skupine. K nepríjemným situáciám môže dochádzať i z dôvodu prílišnej snahy nového člena tímu zapadnúť medzi ostatných. Nový pracovník sa môže snažiť presadiť hľadaním spôsobov, ako urobiť veci lepšie či inak, a potrebou byť užitočný. Nový pracovník prežíva začiatočnícky elán, je veľmi motivovaný, túži po uznaní skupiny. Stáli členovia pracovnej skupiny to však môžu vnímať negatívne, pretože im nabúra zabehané stereotypy – postupy a zmeny sú zvyčajne vždy spojené s odporom. Tieto skutočnosti je dobré si uvedomovať a predchádzať zbytočným konfliktom a nedorozumeniam.
Adaptačný program je súhrnom formalizovaných opatrení, ktoré majú podporiť odbornú a sociálnu integráciu nových zamestnancov v organizácii. Univerzálny predpis na zostavenie adaptačného programu a jeho realizáciu nie je. Jeho výsledná podoba závisí predovšetkým od:
a) kooperácie – čím zložitejší je obsah pracovného miesta, tým je program adaptácie náročnejší,
b) postavenia pracovného miesta, na ktoré bol zamestnanec prijatý, v hierarchii organizácie,
c) kategória zamestnancov:
novoprijatí zamestnanci:
– absolventi škôl, ktorí nastupujú do svojho prvého zamestnania,
– noví pracovníci, ktorých doterajšia práca nezodpovedá špecifickým požiadavkám pracovného zaradenia,
– skúsení odborníci z iných organizácií, ktorí pracovali v danom odbore,
zamestnanci, ktorí menia pracovné miesto v rámci organizácie:
– zamestnanci po rekvalifikácii pri inovačných zmenách,
– zamestnanci po preradení na pracovné miesto, ktoré sa odlišuje obsahom práce, postavením v organizačnej štruktúre alebo je v inom pracovnom a sociálnom prostredí,
zamestnanci po návrate na pôvodné pracovisko po dlhej neprítomnosti – napr. po rodičovskej dovolenke.
Dĺžka adaptácie sa určuje podľa pracovného miesta, organizácie, veľkosti pracovnej skupiny a zložitosti organizačnej štruktúry. Časový horizont adaptácie býva zvyčajne od 3 do 12 mesiacov.
RADA!
Adaptácii zamestnancov, ktorá stojí na rozhraní medzi výberom ľudských zdrojov a personálnym rozvojom, je v teórii a v praxi venované omnoho menej pozornosti než iným činnostiam riadenia ľudských zdrojov. Riadená adaptácia zamestnancov však prispeje ku skráteniu obdobia, počas ktorého zamestnanec nepodáva štandardný výkon a nedostatočne sa orientuje v novom pracovnom a sociálnom prostredí, pomôže zamestnancovi vytvoriť si pozitívny vzťah k práci a k organizácii a motivuje zamestnanca k podávaniu maximálnych výkonov. Adaptačný program je tak prvým stabilizačným a zároveň aj vzdelávacím opatrením, ktorým môže organizácia prispieť k spokojnosti nového zamestnanca a k jeho angažovanému pracovnému správaniu.
JUDr. Miroslav Tichý
